Cho chuyên gia

Quý doanh nghiệp đang có kế hoạch tuyển dụng và đưa các chuyên gia nước ngoài đến làm việc tại Việt Nam trong năm 2025? Để đảm bảo quy trình làm việc không bị gián đoạn, việc hoàn thiện thủ tục xin Giấy phép lao động (GPLĐ) cho chuyên gia cần được thực hiện nhanh chóng và chính xác. Thánh Tân Travel đã cập nhật đầy đủ mọi quy định và thay đổi mới nhất về hồ sơ, thủ tục trong năm 2025.

Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết các bước cần thiết để chuyên gia của quý vị có thể nhận được GPLĐ một cách hợp pháp, nhanh chóng nhất, tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.

Điều kiện xin giấy phép lao động cho chuyên gia người nước ngoài

Để được cấp Giấy phép lao động (GPLĐ) và làm việc hợp pháp tại Việt Nam ở vị trí Chuyên gia, người lao động nước ngoài cần đáp ứng các điều kiện cơ bản sau:

Yêu cầu về chuyên môn và kinh nghiệm:

• Bằng cấp: Phải có bằng đại học trở lên hoặc có văn bằng tương đương.
• Kinh nghiệm: Cần có giấy xác nhận kinh nghiệm ít nhất 03 năm làm việc trong chuyên ngành được đào tạo hoặc lĩnh vực liên quan đến công việc dự kiến tại Việt Nam. *(Lưu ý: Thời gian kinh nghiệm có thể là 05 năm tùy theo ngành nghề và quy định hiện hành).
• Hợp pháp hóa: Giấy xác nhận kinh nghiệm và bằng cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.

Yêu cầu về hồ sơ cá nhân:

• Sức khỏe: Có giấy khám sức khỏe theo quy định của Bộ Y tế Việt Nam, đảm bảo đủ điều kiện sức khỏe để làm việc.
• Lý lịch tư pháp: Phải có lý lịch sạch tại nước ngoài và không vi phạm pháp luật Việt Nam.

Yêu cầu từ doanh nghiệp bảo lãnh:

• Phải có văn bản đồng ý sử dụng lao động từ doanh nghiệp tại Việt Nam (thông thường là Công văn chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài).

Các trường hợp Chuyên gia được miễn Giấy phép lao động

Một số chuyên gia nước ngoài được miễn cấp GPLĐ theo quy định của Bộ luật Lao động (Điều 154), bao gồm:

• Nhà đầu tư: Người nước ngoài đầu tư vào doanh nghiệp/công ty tại Việt Nam với số vốn từ 03 tỷ đồng trở lên.
• Quan hệ hôn nhân: Người nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam và đang sinh sống tại Việt Nam.
• Di chuyển nội bộ: Chuyên gia nước ngoài di chuyển nội bộ trong phạm vi doanh nghiệp thuộc 11 ngành dịch vụ đặc thù theo cam kết của Việt Nam trong WTO.

Nếu bạn thuộc trường hợp được miễn, bạn sẽ làm thủ tục xác nhận không thuộc diện cấp Giấy phép lao động thay vì làm hồ sơ xin cấp mới.

Những trường hợp người nước ngoài được cấp giấy phép lao động theo quy định của pháp luật Việt Nam

Theo quy định của pháp luật Việt Nam (cụ thể là Nghị định số 219/2025/NĐ-CP), người lao động nước ngoài có thể được cấp Giấy phép lao động (GPLĐ) khi làm việc tại Việt Nam ở nhiều vị trí và hình thức khác nhau, bao gồm:

• Thực hiện Hợp đồng lao động.
• Di chuyển nội bộ doanh nghiệp (trong phạm vi công ty đa quốc gia).
• Thực hiện các loại hợp đồng hoặc thỏa thuận về kinh tế, thương mại, tài chính, khoa học kỹ thuật, giáo dục, y tế, v.v.
• Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng hoặc Chào bán dịch vụ.
• Làm việc cho các tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức quốc tế được phép hoạt động tại Việt Nam.
• Tình nguyện viên.
• Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại.
• Tham gia thực hiện các gói thầu, dự án tại Việt Nam.

Các vị trí công việc phổ biến và được ưu tiên cấp GPLĐ:

Hiện nay, các vị trí được xin cấp GPLĐ phổ biến và được ưu tiên nhất là: Nhà quản lý, Giám đốc điều hành, Chuyên gia và Lao động kỹ thuật. Đây là những vị trí mà trong một số lĩnh vực, lao động Việt Nam chưa đáp ứng được hết nhu cầu, do đó, việc tuyển dụng lao động nước ngoài là cần thiết.

Thủ tục xin giấy phép lao động cho chuyên gia người nước ngoài

Việc xin GPLĐ cho chuyên gia tại Việt Nam bao gồm nhiều quy trình bắt buộc, bắt đầu bằng việc xin chấp thuận sử dụng lao động và sau đó là nộp hồ sơ chính thức.

Bước 1: Xin văn bản chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài

• Mục đích: Doanh nghiệp/công ty cần chứng minh và được chấp thuận về nhu cầu tuyển dụng chuyên gia nước ngoài cho vị trí cụ thể.
• Thực hiện: Doanh nghiệp nộp hồ sơ đề xuất nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tại địa phương

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép lao động cho Chuyên gia

Sau khi có văn bản chấp thuận, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau cho chuyên gia:

• Mẫu đơn: Mẫu đơn xin cấp Giấy phép lao động theo quy định.
• Ảnh thẻ: 2 ảnh thẻ kích thước 4x6cm (nền trắng, chụp không quá 6 tháng).
• Hộ chiếu: Bản sao công chứng hộ chiếu của người nước ngoài.
• Giấy khám sức khỏe: Giấy khám sức khỏe từ các bệnh viện được cấp phép tại Việt Nam.
• Lý lịch tư pháp: Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận không có án tích tại nước ngoài và Việt Nam, có thời hạn không quá 6 tháng tính từ ngày cấp.
• Bằng cấp chuyên môn: Bằng đại học trở lên hoặc bằng cấp tương đương, kèm theo tài liệu chứng minh ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc trong chuyên ngành phù hợp với vị trí công việc tại Việt Nam.
• Giấy chấp thuận: Văn bản chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài đã nhận được từ cơ quan nhà nước (tại Bước 1).

*Lưu ý: Tất cả các giấy tờ do nước ngoài cấp phải được dịch thuật sang tiếng Việt và thực hiện Hợp pháp hóa lãnh sự (trừ trường hợp được miễn theo hiệp định).

Bước 3: Nộp hồ sơ chính thức

• Thời gian nộp: Hồ sơ phải được nộp trên Cổng Dịch vụ công quốc gia và sau đó nộp bản cứng tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội địa phương.
• Yêu cầu về thời điểm: Doanh nghiệp nên nộp hồ sơ trước ít nhất 15 ngày so với ngày dự kiến chuyên gia bắt đầu làm việc tại Việt Nam.

Bước 4: Nhận giấy phép lao động

• Thời gian xét duyệt: Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp Giấy phép lao động cho chuyên gia nước ngoài.
• Thông báo từ chối: Trong trường hợp hồ sơ không được cấp phép, cơ quan sẽ có văn bản trả lời và giải thích rõ nguyên nhân.

Phí xin giấy phép lao động cho chuyên gia người nước ngoài

Lệ phí nhà nước cho việc xin cấp Giấy phép lao động (GPLĐ) cho chuyên gia người nước ngoài được quy định cụ thể tại Nghị định số 85/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính như sau:

• Lệ phí cấp mới Giấy phép lao động: 600.000 VNĐ / giấy phép.
• Lệ phí cấp lại Giấy phép lao động (do mất, hỏng hoặc thay đổi thông tin): 450.000 VNĐ / giấy phép.

*Lưu ý: Đây là khoản phí hành chính nhà nước. Chi phí trọn gói khi sử dụng dịch vụ tại các đơn vị tư vấn như Thánh Tân Travel sẽ bao gồm thêm chi phí dịch thuật, công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự, xử lý hồ sơ và phí dịch vụ chuyên nghiệp.

Nộp hồ sơ xin giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài ở đâu?

Việc xác định cơ quan nộp hồ sơ xin Giấy phép lao động (GPLĐ) phụ thuộc vào địa điểm làm việc và loại hình tổ chức của doanh nghiệp bảo lãnh.

Tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh

Cơ quan tiếp nhận	Trường hợp áp dụng
Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (Sở Nội vụ – Theo thông tin địa phương)	Doanh nghiệp/tổ chức có trụ sở tại các phường xã (ngoài khu công nghiệp).
Ban Quản lý các Khu Công nghiệp/Khu Chế xuất	Doanh nghiệp có trụ sở sản xuất tại Khu công nghiệp/Khu chế xuất.

Tại các tỉnh thành phố khác

Cơ quan tiếp nhận	Trường hợp áp dụng
Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (hoặc Sở Nội vụ)	Doanh nghiệp có trụ sở hoạt động thông thường (ngoài khu công nghiệp).
Ban Quản lý các Khu Công nghiệp/Khu Chế xuất	Doanh nghiệp có trụ sở sản xuất tại Khu công nghiệp/Khu chế xuất của tỉnh, thành phố đó.

Cơ quan quản lý cấp Trung ương

Cục Việc làm (Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội): Tiếp nhận hồ sơ trên phạm vi toàn quốc đối với các trường hợp đặc thù như tổ chức phi chính phủ, tổ chức quốc tế, hiệp hội, v.v., theo quy định tại Thông tư 40/2016/TT-BLĐTBXH.

Hình thức nộp hồ sơ qua mạng

Nếu đơn vị sử dụng lao động nộp hồ sơ qua mạng (Cổng Dịch vụ công quốc gia), thời hạn trả kết quả là 10 ngày. Cơ quan chức năng sẽ cấp Giấy phép lao động nếu hồ sơ hợp lệ hoặc thông báo chỉnh sửa nếu có sai sót. Sau khi nhận được bản điện tử, doanh nghiệp cần nộp bản gốc hồ sơ đến cơ quan cấp phép để nhận bản gốc GPLĐ.

Thời hạn giải quyết xin cấp giấy phép lao động (work permit)?

Thời gian giải quyết hồ sơ xin cấp Giấy phép lao động (GPLĐ) tại Việt Nam được quy định rõ ràng, tuy nhiên, quá trình này bao gồm nhiều giai đoạn bắt buộc. Thánh Tân Travel xin cung cấp thông tin chi tiết về khung thời gian chính thức để quý doanh nghiệp tiện theo dõi và lên kế hoạch nhân sự:

• Thời hạn trả kết quả: 10 ngày làm việc.
  • Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép lao động (bao gồm cả hồ sơ xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động), cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét và thực hiện cấp Giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài.
• Trường hợp không chấp thuận:
  • Nếu hồ sơ không được chấp thuận (hoặc không cấp GPLĐ), cơ quan có thẩm quyền phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

Lưu ý quan trọng: Thời hạn trên được tính kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ. Bất kỳ sự thiếu sót hoặc sai sót nào trong hồ sơ sẽ làm kéo dài đáng kể thời gian xử lý.

Giải đáp thắc mắc về giấy phép lao động cho chuyên gia người nước ngoài

Để giúp khách hàng có cái nhìn toàn diện và giải quyết mọi băn khoăn về quy trình, Thánh Tân Travel đã tổng hợp những câu hỏi thường gặp quan trọng nhất liên quan đến Giấy phép lao động cho chuyên gia nước ngoài, bao gồm thời hạn, gia hạn và các trường hợp đặc biệt.

Quá trình gia hạn Giấy phép lao động cho chuyên gia nước ngoài như thế nào?

Thủ tục gia hạn GPLĐ cần được thực hiện tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (Cục Việc làm) theo quy trình sau:

• Thời điểm nộp hồ sơ: Phải nộp hồ sơ trước ít nhất 5 ngày nhưng không quá 45 ngày trước ngày GPLĐ hiện tại hết hạn.
• Thời gian xử lý: Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị gia hạn, Bộ Lao động sẽ tiến hành gia hạn. Trường hợp không gia hạn sẽ có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.
• Hợp đồng lao động: Sau khi GPLĐ được gia hạn, người sử dụng lao động và người lao động phải ký kết hợp đồng lao động mới bằng văn bản trước ngày dự kiến tiếp tục làm việc. Bản sao hoặc bản gốc có chứng thực của hợp đồng này phải được gửi đến Bộ Lao động.

Thời hạn của Giấy phép lao động Việt Nam được quy định như thế nào?

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, thời hạn của Giấy phép lao động được cấp không quá 02 năm và sẽ được cấp theo thời hạn ngắn hơn của một trong các yếu tố sau:

• Thời hạn của hợp đồng lao động dự kiến ký kết.
• Thời hạn bên nước ngoài cử người lao động sang làm việc tại Việt Nam.
• Thời hạn hợp đồng, thỏa thuận ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài (ví dụ: hợp đồng kinh tế, cung cấp dịch vụ).
• Thời hạn được xác định trong giấy chứng nhận của tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức quốc tế được phép hoạt động tại Việt Nam.
• Thời hạn chứng minh được người lao động nước ngoài tham gia vào hoạt động của doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam.

Mất Giấy phép lao động có làm lại được không?

Có thể làm lại được. Đối với trường hợp bị mất GPLĐ (Work Permit), phía người sử dụng lao động sẽ tiến hành các bước xin cấp lại Giấy phép lao động.

• Người lao động nước ngoài cần thông báo ngay cho công ty/doanh nghiệp sử dụng lao động.
• Bên sử dụng lao động sẽ chuẩn bị lại hồ sơ theo quy định về cấp lại Giấy phép lao động và nộp lên cơ quan có thẩm quyền.

Những trường hợp nào không cần xin gia hạn Giấy phép lao động?

Một số trường hợp đặc biệt không cần thực hiện thủ tục gia hạn GPLĐ do được hưởng quy chế miễn hoặc có hình thức cấp phép khác. Các trường hợp điển hình bao gồm:

• Chủ sở hữu/Thành viên góp vốn: Chủ tịch/thành viên Hội đồng quản trị hoặc Chủ sở hữu/thành viên góp vốn tại doanh nghiệp cổ phần/doanh nghiệp tư nhân có giá trị góp vốn ít nhất 03 tỷ đồng.
• Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam.
• Người sở hữu hộ chiếu công vụ và làm việc cho tổ chức chính trị, cơ quan nhà nước.
• Thân nhân của các thành viên cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam.
• Công dân nước ngoài hoạt động trong lĩnh vực thông tin và báo chí tại Việt Nam.
• Các trường hợp đặc biệt khác theo quy định mới nhất của pháp luật.

Việc hoàn thiện thủ tục xin Giấy phép lao động (GPLĐ) cho chuyên gia nước ngoài là bước pháp lý then chốt, đòi hỏi sự chính xác cao và cập nhật liên tục các quy định mới nhất năm 2025. Để đảm bảo hồ sơ của chuyên gia được xử lý nhanh chóng, hợp lệ, tránh rủi ro bị từ chối và tiết kiệm tối đa thời gian vàng bạc, hãy tin tưởng vào đội ngũ chuyên gia của Thánh Tân Travel.

Đừng để thủ tục hành chính làm chậm tiến độ kinh doanh của bạn! Liên hệ ngay Thánh Tân Travel qua hotline: 094 229 8261 để nhận tư vấn chuyên sâu và dịch vụ làm GPLĐ trọn gói.